Los eventos corporativos son sin duda una herramienta de marketing fundamental para las empresas, a través de ellos dan a conocer no solo sus productos, sino que también fortalecen su imagen de marca, al mismo tiempo que representan una forma de estar en contacto con clientes, socios y colaboradores.
Todo hasta aquí parece positivo ¿cierto? La realidad es que tanto convenciones, como conferencias y exposiciones e incluso conciertos tienen una cosa en común: además de la gran cantidad de gente que reúnen, tienen aunado a ello, un fuerte impacto ambiental y social que no podemos ni debemos ignorar.
Por eso hoy queremos contarte qué son y cómo lograrlos exitosamente. Porque no se trata de dejar de celebrar, sino de diseñar integralmente con una perspectiva sostenible.
¿Qué son los eventos corporativos sostenibles?
Antes que nada, recordemos que la sostenibilidad se trata de “satisfacer las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras”
Según el programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente PNUMA, la definición de un evento sostenible es aquel diseñado y organizado para cumplir con dos objetivos: minimizar el impacto en el medio ambiente y aumentar los beneficios para la comunidad y público involucrado.
Es por lo tanto, un evento que considera aspectos ambientales, sociales y económicos en cada fase de planeación, ejecución y evaluación.
¿Y por qué es tan importante?
Porque como cualquier otra actividad humana, dejan una huella medioambiental. Todos los eventos sin importar su industria, público u objetivo, como habíamos mencionado, tienen en común que consumen recursos naturales como la energía y el agua, además de que generan residuos contribuyendo a la contaminación del aire, del suelo y del agua, además de generar incomodidad para la comunidad cercana o sede del evento.
¿Cómo hago un evento sostenible?
Esta pregunta es de aquellas que se responden con un “depende”.
Cada evento tiene sus requerimientos y peculiaridades, es por eso que más que un estricto proceso paso a paso, te presentamos una guía de aspectos a considerar antes de organizar un evento, basada en la “Guideline for Sustainable Events” (Guía para eventos sostenibles) publicada en Abril 2023 del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
1. Consideraciones principales
Lo más básico para iniciar es preguntarse “¿realmente se necesita de un evento físico o podemos mantenerlo online?”
Una reunión virtual además de ser más flexible, ya que puede acoger a participantes más variados y de todas las ubicaciones, es también más ecológica y rentable, debido a que consume menos recursos y evita que los invitados deban trasladarse, eliminando el uso de transportes y por ende, reduciendo la huella de carbono.
Pero no todo puede ser virtual, por lo que cuando la reunión presencial es inminente hay que tomar en cuenta el punto siguiente: el recinto.
2. El lugar es clave
Lo ideal sería elegir el lugar de acuerdo con los distintos criterios de sostenibilidad:
- Ubicación céntrica y/o de fácil acceso en transporte público o transporte alternativo como bicicleta o bien, caminando.
- Gestión de residuos conforme a las 4R (recuperar, reducir, reutilizar, reciclar).
- Eficiencia energética y ahorro de energía.
- Soporte tecnológico que permita la participación virtual.
Los organizadores del evento deberán considerar el lugar en función de la posibilidad de que los participantes utilicen medios de transporte respetuosos con el medio ambiente como bicicletas, o bien promover el transporte colectivo. El objetivo es reducir las emisiones generadas por el transporte al máximo y no entorpecer el tráfico de la zona.
3. Gestión de residuos
Sin importar la naturaleza del evento, éstos suelen generar grandes cantidades de residuos.
Los organizadores del evento siempre deberán tener presente el implementar y recomendar la implementación de las 4 r’s: reducir, reutilizar, reciclar y recuperar.
Al organizar un evento debemos preguntarnos “¿qué hacemos con los insumos sobrantes?¿puedo reutilizar o reciclar? o bien ¿cómo puedo disminuir su uso?”
Generar la menor cantidad de residuos siempre deberá de ser prioridad desde las actividades previas de planeación del evento. Por ejemplo, hacer de manera electrónica la difusión del evento así como invitaciones y registro.
Ahora, durante el evento los organizadores deberán estar conscientes de la separación de los residuos durante las horas o días que dure el evento.
En el artículo ¿Qué tan importante es separar la basura? Entendemos que la simple separación de basura es un paso crítico para que ésta no termine en vertederos. Por ello, debemos promover la correcta gestión de residuos por parte de los involucrados durante el evento y deberán asegurarse de contar con la infraestructura necesaria para llevarlo a cabo, como contenedores de residuos accesibles.
4. Y… ¿Qué hacemos con los residuos de alimentos?
Aunque es cierto que no en todos los eventos hay alimentos, cuando los hay, podemos tomar algunas medidas como:
planear y gestionar lo se ofrecerá de acuerdo a la cantidad de invitados, la forma de servir para disminuir los residuos y el desperdicio, así como buscar alternativas a su tratamiento como puede ser el compostaje de los residuos que se generen. Otra forma de contribuir es por medio de la donación del excedente para apoyar a los miembros de la comunidad que lo necesiten.
5. Optimizar los recursos
Optar por insumos reciclables o reutilizables y amigables con el medio ambiente, así como gestionar el uso de los recursos como agua, luz, papel y evitar los plásticos de un solo uso.
Temas tan sencillos como el aire acondicionado o la calefacción, iluminación con sensores, dispensadores automáticos de papel y jabón, hasta el uso de papelería reciclable, pueden hacer una diferencia que sume, además de disminuir los costos.
6. Mercancía promocional
Es verdad que durante cualquier evento, son los detalles los que hacen la diferencia. Pero, ¿a qué costo?
Antes de mandar a hacer invitaciones físicas, brochures impresos, o regalos promocionales debemos cuestionar el objetivo, funcionalidad y ciclo de vida de cada uno y si es posible sustituirlo por una alternativa más sostenible.
7. La comunicación es clave
Comunicar los objetivos de sustentabilidad con todos los involucrados, hará la tarea de hacer un evento sustentable más sencillo y eficiente. Informándoles sobre las medidas adoptadas y su impacto esperado, los beneficios y ofreciendo opciones para colaborar activamente. De esta forma, participantes y organizadores, asegurando que todos están en sintonía y actuando hacia el mismo objetivo.
Por último, es importante resaltar que para seguir disminuyendo nuestra huella a través de los eventos en específico, recomendamos hacer una evaluación al finalizar con el objetivo de conocer los inconvenientes presentados y las áreas de oportunidad que nos permitirán ser cada vez más respetuosos y responsables tanto con el medio ambiente como con las personas que habitan el espacio sede.
Beneficios de organizar un evento sostenible
Realizar eventos con un enfoque sostenible, nos habla de responsabilidad y respeto hacia el planeta y hacia la comunidad.
Y como toda buena acción, va a acompañada de consecuencias positivas para la organización, entre las que podemos nombrar:
- Reducción de costos: al minimizar y optimizar el uso de los recursos, podemos disminuir los gastos asociados a ellos. Ejemplo de ello es el ahorro de 1,5 millones de dólares que obtuvo Oracle en su Conferencia Anual de Software 2008 al sustituir 500.000 botellas de agua por estaciones para rellenar los termos de los asistentes.
- Imagen corporativa positiva: Demostrar compromiso con la sostenibilidad, sin duda repercutirá positivamente en la reputación de la empresa y la diferenciará de la competencia.
- Fidelización de clientes: Al ofrecer una experiencia memorable y diferente, logramos incrementar su satisfacción y atracción hacia la marca.
- Atracción de talento: Ser una empresa sostenible, significa también un interés en el clima laboral y puede resultar atractivo para nuevos talentos.
- Innovación: Al buscar soluciones creativas para disminuir nuestro impacto ambiental y social, estimulamos la innovación y desarrollo empresarial.
En conclusión…
Organizar eventos corporativos sostenibles implica tener en cuenta los aspectos ambientales, sociales y económicos en todas las fases del evento, y adoptar medidas para reducir el impacto negativo, generando en su lugar beneficios positivos.
Ahora que sabes qué puedes hacer para que tu evento sea sostenible, te das cuenta de que llevar a la práctica estas recomendaciones es relativamente sencillo, ¿cierto?
Es verdad que crear un evento “Zero Waste” y 100% sostenible requiere de una planeación e infraestructura mucho más demandante, pero recuerda lo que siempre te decimos: no necesitamos un par de esfuerzos perfectos. Necesitamos de un esfuerzo masivo que aunque sea imperfecto, busque mejorar constantemente.
“Es la suma de muchas pequeñas acciones lo que puede hacer la gran diferencia.”
Referencias
- Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Sustainable events. How to plan and organize sustainable events in Serbia. Recuperado de: https://www.undp.org/sites/g/files/zskgke326/files/2023-04/ENG_Guideline_Sustainable%20event.pdf
